INTRANET
TYÖTERVEYSHUOLLON
TIEDONHALLINNAN
VÄLINEENÄ
Tiedonkulun ja tiedonhallinnan tärkeys korostuu
muuttuvassa ja kehittyvässä työelämässä.
Työn, toiminnan ja tiedon jatkuva muutostila
lisää vaatimuksia myös työterveyshuollon
organisaatioiden toimivien tiedonkulkujärjestelmien
kehittämiseksi.
Työterveyshuolto on alana vahvasti tietokeskeinen; monipuolinen
tiedonhallinta on oleellinen osa työterveyshuoltopalveluiden laatua
ja vaikuttavuutta. Tähkäpään (2007) mukaan organisaatioiden
tiedonhallinta on prosessi, jolla vangitaan yrityksen yhteistä
asiantuntijuutta missä se sitten sijaitseekin; tietokannoissa, paperilla, tai ihmisten
pään sisällä – ja tämän tiedon jakamista. Työterveyshuollon kaltaisissa
moniammatillisissa toimintaympäristöissä saumaton viestintä ja tiedonkulun
toimivuus korostuvat. Viestinnän ja tiedonkulun välineitä on organisaatioissa
käytössä yleensä runsaasti, mutta niiden hyödyntämistä ja kehittämistä
ei välttämättä pohdita suunnitelmallisesti kehittämisen kannalta.
Työturvallisuuskeskuksen mukaan tietotyössä työn tai työnprosessien häiriöt
liittyvät usein tiedon käsittelyn ongelmiin; eli työssä tarvittava tieto on ollut
riittämätöntä tai tulkinnan varaista. Hyvä tietoergonomia, eli edellytykset
havainnoida ja kontrolloida työssä tarvittavaa tietoa, puolestaan antaa
tukea hyvään työn suunnitteluun. Ei yksin riitä, että tietojärjestelmä on
toimiva – tiedon tulee olla myös helposti käytettävissä; jos tietoa on liikaa
tai sen jäsentely on sekavaa, ei käyttäjä löydä tarvitsemaansa. On tärkeää
pitää mielessä, että tietojärjestelmien ja muiden tiedon jakamisen välineiden
toiminnan lähtökohtana tulee olla käyttäjän työn teon tukeminen.
(Työturvallisuuskeskus.)
INTRANET – MITÄ JA MIKSI?
Monessa työterveyshuollon organisaatiossa on käytössä oma intranet. Intranet
on yrityksen suljettu, sisäinen tietoverkko, jonka tarkoituksena on helpottaa
tiedonsiirtoa ja osaamista ryhmien ja yksiköiden välillä, ja tätä kautta
tukea työn tehokkuutta ja yhteistyötä (Kortetjärvi-Nurmi ym. 2008; Guenther
2007). Intranet on työterveyshuollossa oleellinen osa arjen tiedonkulkua,
viestintää ja prosessien toimintaa.
Onnistunut intranet on tehokas työkalu, jonka avulla voidaan parantaa
niin asiakkaiden, työntekijöiden kuin palveluntuottajankin tyytyväisyyttä
lisäämällä toiminnan tehokkuutta, vähentämällä kustannuksia ja lisäämällä
palveluiden laatua. Intranet nähdään usein pääosin työkaluna, jolla saadaan
oikea tieto oikealle ihmiselle oikeaan aikaan, mutta lisäksi intranettien
voidaan nähdä tuottavan kustannussäästöjä muun muassa vähentämällä
tiedon tuottamiseen ja jakamiseen kuluvaa ajankäyttöä (Regan 2002).
Useimmiten intranetin tehtävät painottuvat organisaatioviestintään ja
työohjeiden jakelukanavana toimimiseen, mutta sitä voidaan käyttää myös
sisäisen vuorovaikutuksen ja yhteisön rakentamisen työvälineenä. Yhteisöllisempää
ja vuorovaikutuksellisempaa intranetiä voidaan tavoitella rakentamalla
erilaisia toimintoja, kuten keskustelupalstoja tai ryhmätyötiloja. Mikäli
intranet laaditaan oikein ja käyttäjäkeskeisesti sillä on mahdollisuudet
mullistaa työyhteisön sisäisiä viestintärakenteita. (Juholin 2013.) Parhaimmillaan
intranet informoi, motivoi, osallistaa, sitouttaa ja lisää yhteisöllisyyttä
sekä toimii tehokkaana muutoksen johtamisen välineenä (Hagerlund &
"Onnistunut intranet on
tehokas työkalu, jonka avulla
voidaan vähentää kustannuksia
ja parantaa tyytyväisyyttä
lisäämällä toiminnan tehokkuutta
ja palveluiden laatua"
8 Työterveyshoitaja 3/17