A U T O M AT I S O I N T I d HANKKEET Admicomin toimialajohtaja Ilkka Uusi-Maahin mukaan automatisoitu toimintatapa säästää työaikaa ja parantaa tehokkuutta. rimmassa osassa järjestelmiä edelleen. Adminet automatiikka on seuraavan sukupolven ratkaisu, jossa tietojärjestelmä toimii työnjohdon ja taloushallinnon oikeana kätenä, hoitaen työtehtäviä heidän puolestaan, Uusi-Maahi kertoo. AUTOMATISOINTI SÄÄSTÄÄ TYÖAIKAA PR-Saneerauksessa automatisoituun aikakauteen siirryttiin kesäkuun alussa, joten pitkää kokemusta uudesta toimintatavasta ei vielä ole. Nettikäyttöisen ja automatisoidun ohjelman edut alkavat kuitenkin tulla selkeästi esille. – Nyt voimme hoitaa asioita aikaan ja paikkaan katsomatta ja valtava paperinpyörittely on jäänyt pois. Hyödyn huomaa erityisesti ostolaskujen käsittelyssä, joita meille tulee vuositasolla muutamia tuhansia. Aiemmin laskut tulivat paperilla ja ne skannattiin talteen. Nykyään laskut tulevat sähköisenä Adminettiin ja ohjelma kohdistaa laskut automaattisesti. Minä vain hyväksyn maksut klikkaamalla ja järjestelmä hoitaa lopun. Varmaan yhden henkilön työpanos säästyy pelkästään tästä, Sundell arvioi. Toinen selkeästi muuttunut asia on työtilausprosessi. PR-Saneerauksessa käsitellään vuodessa noin 1500 työtilausta. Aiemmin 20 | KORJAUSRAKENTAMINEN työtilausten käsittely ja tuntikirjaukset hoidettiin Excelissä, josta työnjohto kokosi tiedot laskutusta varten. – Helpottaa ihan hirveästi, kun työntekijät kirjaavat tuntinsa sähköisesti ja jokaisen kaverin tunnit kohdistuvat samalla oikein myös palkanlaskentaan ja laskutukseen. Samoin tukkureilta tehdyt ostot kirjautuvat oikealle työtilaukselle, Sundell kuvailee. Perinteisissä työmääräinjärjestelmissä tieto joudutaan siirtämään erikseen laskutukseen ja palkanlaskentaan, minkä lisäksi tilitoimisto kirjaa erilaisia koontitietoja listojen perusteella. Kun järjestelmä on kokonaisvaltainen, työtilausprosessi hoituu yhden tallennuksen periaatteella. Erityisesti vahinkosaneerauksissa työtilausten hallinta on haastavaa, kun kohteeseen liittyy useita laskutettavia osapuolia ja monenlaisia sopimuksia. Silti kaikki on tekijän kannalta yhtä kohdetta. – Samankaltaisia haasteita on normaaleissa saneerauskohteissa muutenkin. Adminet on työväline monipuolisen, vähän hankalankin osapuoliviidakon hallintaan. Adminetissä tiedot tallennetaan kerralla siten, että ne kohdistuvat suoraan oikealle taholle ja tiedot löytyvät helposti myöhemminkin, Uusi-Maahi kertoo. EI PANIIKKIA TIEDONANTOVELVOLLISUUDESTA Toimintatapojen tehostamisen hyödyt eivät "Päähuomio automatisoinnissa on, että moninkertaisesta tallentamisesta päästään eroon ja tieto on aina ajantasaisena saatavilla yhden järjestelmän sisältä." rajoitu pelkästään sisäisten prosessien hallintaan, vaikka sieltä suurin teho tuleekin. Automatiikka hoitaa myös tehtäviä, jotka liittyvät yhteistyöhön ulkopuolisten toimijoiden kanssa, esimerkiksi tukkurihinnastojen ylläpito ja yhteydet verottajaan. Viimeisin automatiikan helmi on verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointi, joka parhaillaan aiheuttaa päänvaivaa monessa yrityksessä. Adminettiin täydennetään raportointia varten muutamia perustietoja ja loppu tapahtuu automaattisesti. – Kuukausiraportti muodostuu ja lähtee automaattisesti ilman tulostuksia tai tiedonsiirtoja, Uusi-Maahi kertoo raportoinnin automatiikasta. PR-Saneerauksella ilmoitusvelvollisuuden kiemuroihin ei ole paljoa ehditty perehtyä. Yrityksessä luotetaan, että automatiikka hoitaa tehtävänsä tässäkin asiassa ja odotetaan mielenkiinnolla tulevaisuutta. – Mielestäni tiedonantovelvollisuus on hyvä asia, mutta meidän kannalta verottaja valitsi mahdollisimman huonon ajankohdan, kun on niin kiire työrintamalla keskellä pahinta lomakautta. Meillä raportoitavaa ei ole paljon, mutta valitettavasti sitä kuitenkin on. Adminetissä taustalla tapahtuu koko ajan niin paljon asioita, että en vielä oikein ymmärrä, mitä se tarkoittaa tässä tai laajemmin toiminnassamme. Mielenkiinnolla odotan, millaisia vaikutukset ovat jatkossa, Sundell pohtii automatiikan hyötyjä. – Päähuomio automatisoinnissa on, että moninkertaisesta tallentamisesta päästään eroon ja tieto on aina ajantasaisena saatavilla yhden järjestelmän sisältä. Tämä säästää työaikaa ja parantaa tehokkuutta, mikä näkyy niin tuloksessa kuin laadussa, Uusi-Maahi tiivistää automatiikan edut.
Korjausrakentaminen | 2014 • 3
To see the actual publication please follow the link above