5 Johtamisjärjestelmää kehitettiin yhdessä Varsinainen johtamisjärjestelmän kehittämisprojekti käynnistyi toukokuussa 2015. Ulkopuolisena konsulttina projektissa toimi Arto Smolander Talent Vectialta. Lähtökohtana oli, ettei konsultti tee valmistelua etevalaisten puolesta, vaan auttaa ja sparraa käytännön työssä. Näin myös käytännössä edettiin. JoKe-projektin tavoitteena oli vuoden 2016 tammikuun loppuun mennessä: ■■ arvioida ja kuvata toimiva organisaatiorakenne ja päätöksentekofoorumit (kuntayhtymä ja soveltuvin osin Eteva konserni) ■■ uudistaa vuodelta 2011 oleva toimivalta- ja vastuumatriisi uudeksi toimivaltaohjeeksi (eri päätöksentekofoorumien ja organisaation jäsenten valta ja vastuut) ■■ linjata johtamisen ja työyhteisön pelisäännöt ja toimintaperiaatteet Projektin aluksi johtoryhmän jäsenet, nimetyt päälliköt ja asiantuntijat sekä henkilöstön edustaja arvioivat silloisen organisaatiorakenteen toimivuutta sekä esittivät muutostarpeita, joita valmisteluvastuussa oleva ohjausryhmä työsti eteenpäin. Syksyn aikana siirryttiin henkilöstöä osallistavaan työskentelyvaiheeseen, ja järjestettiin muun muassa työpajoja työpaikan pelisäännöistä (palvelutoiminta, tukipalvelut, pääluottamusmiehet). Näissä työpajoissa jaettiin ja luotiin hyviä käytäntöjä kaikkien etevalaisten arkea helpottamaan. Uutena yhteistyöfoorumina otettiin käyttöön tukipalvelujen ohjausryhmä, ja vastaavasti lakkautettiin Effica-ohjausryhmä. Yhtymähallitus käsitteli JoKe-projektin tuloksia seminaarissaan 31.3.2016 ja hyväksyi samana päivänä uuden toimivaltaohjeen. Täsmätietoa johtamisen avuksi JoKe-projektin rinnalla käynnistyi vuonna 2015 esiselvitysvaihe tiedolla johtamisen kehittämisestä Etevassa. Varsinainen TiJo-projekti asetettiin 19. helmikuuta. Projektia viedään läpi tieto – ei tietojärjestelmät – edellä. Alkuvaiheessa arvioidaan nykyisten mittareiden hyödynnettävyys eri organisaatiotasoilla sekä tehdään tähän liittyvä sähköinen kysely. Sen jälkeen kerätään tietotarpeet eri organisaatiotasoilla, tarvitseehan esimerkiksi palvelupäällikkö päivittäisessa johtamisessa hyvinkin erilaista tietoa kuin yhtymähallituksen jäsen strategisia linjauksia vetäessään. Valmistelutyötä tämän osalta on tehty jo vuoden 2015 aikana sekä tammikuussa järjestetyssä työpajassa. Sisäisten mittareiden ohella arvioidaan myös mahdollisuuksia hyödyntää ulkoisia tietolähteitä (mm. STM ja THL). Tämän jälkeen edetään hankittavalle tietojärjestelmälle asetettavien vaatimusten määrittelyyn (mm. tekniset ja käytettävyysvaatimukset) sekä järjestelmähankinnan kilpailuttamisvaiheeseen. Projektiryhmän vastuulla on lisäksi uuden tiedolla johtamisen mallin ja järjestelmän käyttöönoton varmistaminen. Vanha totuus ”sitä saat, mitä mittaat” olkoon yksi ohjenuora projektin jäsenille. Eteva haluaa olla uudistumiskykyinen, asiakaslähtöinen, hyvinvoiva ja tuottava yhteisö. Oikeilla mittareilla ja panostamalla tiedolla johtamiseen voimme tämän varmistaa. Teksti : KKaattrrininaa H Haarrjujuhhaahhttoo--MMaaddeettoojaja ja Merja Hento, JoKe-projektin ohjausryhmän jäsenet Hallintosääntö uudistetaan Etevassa on käynnissä hallintosäännön uudistaminen. Tavoitteena on tuoda uusi hallintosääntö hyväksyttäväksi kevään yhtymäkokoukseen 19.5.2016. hallintosääntöä lähdettiin uudistamaan useastakin eri syystä. Edellinen hallintosääntö oli hyväksytty vuonna 2011, ja Etevassa on tapahtunut tämän jälkeen useita rakenteellisia ja toiminnallisia muutoksia. Lisäksi uudessa kuntalaissa (410/2015) on merkittäviä uusia linjauksia muun muassa taloudenohjauksen, konserniohjauksen ja kokouskäytäntöjen suhteen. Uusi hallintosääntö jaetaan useaksi asiakirjaksi yhdessä jäsenkuntien edustajien kanssa määritellyn sääntöhierarkian mukaisesti. Tämä helpottaa sekä ylläpitoa että sääntöjen soveltamista, koska kaikki eivät tarvitse kaikkia sääntöjä omassa toiminnassaan (esim. konserniohje ja henkilöstösääntö). Hallintosääntö koostuu jatkossa seuraavista asiakirjoista: Hallintosääntö ja sitä täydentävät • Konserniohje • Tarkastussääntö • Taloussääntö • Henkilöstösääntö • Palkkiosääntö Osa kokonaisuutta ovat myös yhtymäkokouksen keväällä 2015 hyväksymät Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Teksti Katrina Harjuhahto-Madetoja
Kuntayhtymän Sidosryhmälehti 2016
To see the actual publication please follow the link above