NÄIN PROSESSIT SAATIIN KUNTOON
17
Asianajotoimisto Reims & Co on toimisto, jossa velvoitteet
rahanpesun ehkäisemiseksi on hoidettu esimerkillisesti.
– Kun säädökset muuttuivat, perustimme tiimin rakentamaan
toimintamalleja ihan perusasioista alkaen, asianajaja
Merituuli Lukkari kertoo.
Tuloksena oli 22 sivua pitkä käytännönläheinen toimintaohje,
lyhyempi riskianalyysi sekä siihen liitteeksi kahden
sivun pituinen Excel-taulukko.
– Taulukon avulla pystyy nopeasti hahmottamaan, milloin
normaali tunnistus riittää ja milloin pitää siirtyä laajaan tunnistukseen.
Maalaisjärkikin auttaa.
Prosessit vietiin järjestelmätasolle ja henkilökunta koulutettiin
niin, että kaikki myös sisäistivät ohjeet.
– Ponnistus oli iso, mutta kun se on kerran tehty, päivittäminen
on helppoa.
Asianmukaisesta tunnistamisesta ja sen dokumentoinnista
on tehty rutiini.
– Lähtökohtaisesti kaikki muut paitsi oikeudenkäyntiasiakkaat
tunnistetaan. Yksityisasiakkailta kerätään passikopiot
ja yrityksiltä osakasluettelot, kaupparekisteriotteet ja
edustajan passikopio, jotka viedään sähköiseen järjestelmään
toimeksiantosopimusta tehtäessä ja säilytetään vain sähköisenä,
jolloin ne on helppo velvoitteiden mukaisesti myös poistaa
viiden vuoden päästä toimeksiannon päättymisestä.
Tällä hetkellä kehitetään tunnistusta pankkitunnuksin suomalaisten
asiakkaiden osalta.
– Hankalimpia tunnistettavia ovat ulkomaiset asiakkaat,
joita ei koskaan tavata. Heiltä vaadimme julkisen notaarin
vahvistamat asiakirjat tai asiakas käy tunnistautumassa
jossakin
ulkomailla sijaitsevassa asianajotoimistossa.
Reimsiltä ei ole toistaiseksi tehty yhtään rahanpesuilmoitusta.
– Kerta se on ensimmäinenkin. Ainakin meillä on hyvä
ohjeistus siihen, milloin hälytyskellojen pitäisi alkaa soida.