10 ADVOK A AT TI / 4-2018 ajassa
S I LMI NN Ä K I J Ä
Tiedon puute ei Knowledge Manager
Sami Järvisen mukaan ole nykyään
ongelma, vaan tiedon löytäminen
käytössämme olevista lukuisista
tietokannoista.
Aineistojen
sähköistyminen vie aikansa
Asianajajien käyttämät aineistot sähköistyvät vauhdilla. Siirtymä
kohti täydellistä digiaikakautta kestää kuitenkin vielä pitkään,
sanoo asianajaja, Knowledge Manager Sami Järvinen.
Haluavatko asianajajat lukea julkaisut sähköisinä vai paperisina?
Nuoremmat eivät kysele julkaisujen hyllypaikkoja, vaan he etsivät
e-kirjoja. He ovat tottuneet jo opiskeluaikanaan käyttämään digitaalisia
tenttimateriaaleja. Senioriosaston mielipiteet jakautuvat: osa pysyy
perinteisissä paperiversioissa ja osa etsii uusia työtapoja.
Mitä luetaan paperilta?
Monella oikeudenalalla käytetään jopa sadan vuoden takaisia lähteitä.
Joskus vanhojen teosten julkaisu- ja tekijänoikeudet voivat rajoittaa niiden
digitalisointia, vaikka siihen olisi tarvetta tai halua. En usko, että
pystyisimme luopumaan laajasta paperikirjastosta vielä pitkään aikaan.
Mitä luetaan näytöltä?
Esimerkiksi ajantasaiset säädökset ovat parhaimmillaan sähköisinä.
Edilex ja Suomenlaki.com sekä niiden ulkomaiset vastineet ovat ahkerassa
käytössä. Myös uudempia juridisia aikakausjulkaisuja luetaan
paljolti verkosta.
Mitä Knowledge Managerin työhön kuuluu?
Knowledge Managerin työtehtävät vaihtelevat toimistoittain. Yksi keskeinen
vastuualueeni Krogeruksella on uuden teknologian sekä työkalujen
käyttöönotto ja pilotointi. Lisäksi palvelemme toimistoa eräänlaisena
tiedonhaun generalistina, eli jos toimistossa ei ole jonkin kysymyksen
spesialistia, tehtävä annetaan usein ryhmäni selvitettäväksi.
TEKSTI SARI ALHAVA // KUVA MIKKO KAUPPINEN
SÄHKÖISET ILMOITUKSET
ETENEVÄT KAUPPAREKISTERISSÄ
SUKKELASTI
KAUPPAREKISTERIN ILMOITUSASIOISSA asianajajan kannattaa
asioida sähköisesti, koska se on nopeampaa ja
edullisempaa kuin papereiden toimittaminen Patentti- ja
rekisterihallitukseen.
– Jos on kiire saada asia vireille, sähköinen ilmoitus on
parempi, koska se tulee vireille välittömästi ilmoituksen
tekemisen jälkeen, kertoo tiimiesimies Henrik Räihä Patentti
ja rekisterihallituksesta.
Sähköisesti jätetty ilmoitus on myös heti valmis käsiteltäväksi
PRH:ssa ja asia etenee joutuisasti. Kaupparekisterissä
sähköisten ilmoitusten käsittelyaikatavoite on tiukempi
kuin paperi-ilmoituksissa.
VAIKKA PAPERISEN ILMOITUKSEN toimittaisi PRH:lle
henkilökohtaisesti, se ei pääse heti käsittelyyn. Paperinen
ilmoitus nimittäin toimitetaan ensin talon ulkopuoliselle
toimittajalle skannattavaksi sähköiseen arkistoon. Vasta
skannauksen ja kirjauksen jälkeen ilmoitusta päästään
käsittelemään ja asia etenee. Päiviä voi huveta muutamia.
– Sitä paitsi sähköinen ilmoitus ei katoa, kun taas paperi
voi joutua postissa hukkaan, Räihä huomauttaa.
Sähköisessä ilmoituksessa jäävät postitus-, kirjaus- ja
skannausvaiheet kokonaan pois, koska ne on automatisoitu.
Siksi se on paitsi nopeampi myös edullisempi.
Esimerkiksi ilmoitus osakeyhtiön perustamisesta maksaa
sähköisesti 330 euroa ja paperisena 380 euroa. Hallituksen
vastuuhenkilöiden muutos maksaa 40 euroa sähköisesti ja
85 euroa paperilla.
SÄHKÖISEN ILMOITUKSEN jättäminen on kätevää, koska
asianajaja voi täyttää kaikki tarvittavat tietokentät ja lisätä
liitteet jo ennen asiakkaan tekemää sähköistä valtuutusta.
Asianajajan asiakkaan tehtäväksi jää kirjautua sisään esimerkiksi
verkkopankkitunnuksilla ja tehdä sähköinen allekirjoitus,
kunhan edellä mainitut vaiheet on tehty.
– Sähköisen allekirjoituksen jälkeen ilmoituksen voi
maksaa joko asianajajan asiakas tai asianajaja esimerkiksi
luottokortilla, Räihä neuvoo.
Jos asianajaja tekee samalle asiakkaalle paljon ilmoituksia,
asiakas voi sähköisessä palvelussa myös valtuuttaa asianajajan
tekemään ilmoituksia yrityksen puolesta. Valtuuttajana
voi olla vain henkilö, jolla on oikeus allekirjoittaa ilmoitus.
– Valtuuttamisen jälkeen asianajaja pystyy tekemään
sähköisiä ilmoituksia ilman asiakkaan myötävaikutusta,
Räihä lisää.
TEKSTI SUSANNA CYGNEL
Lisätietoa sähköisen muutosilmoituksen tekemisestä:
https://www.ytj.fi/index/ilmoittaminen/muutosilmoitus.html
LAIN LUKU
25.10.2018
EUROPEAN LAWYERS DAY
/Suomenlaki.com
/muutosilmoitus.html